「声」を変えて辛い仕事に挑もう!③
説得力はビジネスパーソンの強い武器。
ビジネス相手や上司になるほどと興味を持ってもらうため、どんな声を心がけたらいいでしょうか。
どんなに準備に時間をかけても、話している内容が良くても、相手が何を言っているか理解できなければ、意味をなさないです。
では、相手に思いがしっかり伝わる声とはどんな声なでしょうか。
わかりやすいのが、テレビショッピングの司会者です。
なんとなく見ていただけなのに、テンポのいいトークに引き込まれ、気がつくと注文してしまっていた、なんて人もいるのでは。
彼らは実に表情豊かに話します。
正しい呼吸法を土台に、吐く息とスピードをコントロールし、アピールポイントなど重要な箇所では、声の高さやボリュームを変えることで、商品の魅力を視聴者により印象付けるよう工夫しています。
彼らはいわば説明のプロですから、全く同じようにとはなかなかいきませんが、簡単に真似できるテクニックもあります。
(1)テレビショッピングの司会者は実によくみなさんという言葉を入れてきます。
人は呼びかけられると、意識がそこに向かうもの。
目の前で自分のために話してくれるような感覚になるのです。
この呼びかけるという方法は、通常のビジネスシーンでも有効です。
ここは意識して聞いてほしいと思うところで、田中部長などと呼びかければいいのです。
相手は私のことを考えて話してるんだと悪い気はしないはずですし、初対面ならすぐに名前を覚えてくれるなんて信頼できるなと感じてくれるはず。
(2)滑舌の悪さをカバーするテクニックもあります。
それを実践していたのが、ジャパネットたかたの高田明元社長です。
独特のセールストークが人気でしたが、決して滑舌がいい方ではありませんでした。
それでも言葉が聴覚にしっかり入ってきたのは、単語の頭で息を吐くことで、言葉を立たせることができていたからです。
話すことに苦手意識を持っているのなら、最初からパーフェクトに話すのを目指すのはやめて、まずは第一声と、決まり文句に絞って、声の改善を図ってみてはいかがでしょう。
少し滑舌が悪かったとしても、ここぞ、というところでいい声が出せたら、全体の印象は俄然良くなります。
第一声に関していえば、おはようございます、こんにちは、はじめまして、お世話になっておりますというあいさつが多いでしょう。
はっきりしたいい声であいさつをすることから会話を始めれば、説明や交渉のいいスタートダッシュになり、相手に与える第一印象も良くなります。
一方、決まり文句は、職種によって変わります。
自分が普段仕事でよく口にしているフレーズをピックアップし、いつでもどこでもはっきり言えるように練習しましょう。
練習用のフレーズをいくつか参考に挙げました。
・いつもお世話になっております。
・ご検討をお願いいたします。
・お手数ですがお願いいたします。
声の上級者として最近気になる人といえば坂上忍さん。
声が低く、情感豊かに話してます。
私たちは低い声に落ち着きや安心感を感じる傾向があります。
しかも坂上さんはゆっくりと語りかけることで、言葉に重みをもたせています。
もともと俳優さんですから、あの絶妙な間の取り方や声の響きは簡単には真似できませんが、いつもより少し低めの声を心がけるだけでも、説得力は増します。
相手の目を見て話すことも忘れないように。
相手の顔を見ないまま、書類ばかり見て話すと、聞く側は問題を抱えているのか、隠し事がありそうなどと不安を抱く可能性もあり、集中して話を聞けません。
このように話し方を見直してみるだけでも今の話し方より良く声が改善できるでしょう。
「声」を変えて辛い仕事に挑もう!②
相手に聞き取りやすく、相手の聴覚にしっかり届く声を出そうと心がけるだけで、相手への印象は良くなります。
前回も触れましたが、そのために不可欠なのが腹式呼吸。
腹式呼吸をするために知っておきたいのが、声が出る仕組み。
声が出るときに自分の体の中で起こっていることを理解しましょう。
(1)肺から出た空気（呼気）が、横隔膜の収縮でコントロールされ、上部に送られる（呼吸）
(2)器官を通った呼気が声帯にぶつかり、そこを振動させて声のもとになる音をつくる（発声）
(3)音になった空気が、鼻腔、口腔などの空洞で響く（共鳴）
(4)舌や唇を使って、音が言葉になる(発音) イメージはできましたか。
大事なのは息を吐きながら声をつくっていること。
吐いた息に声の成分をのせている、この意識を持つだけでも声は変わってくるはず。
テクニック１ 腹式呼吸 声に原材料があるとしたら、吐く息です。その息が不足したり、不安定になると、いい声は出ません。
大事なのがお腹で息をたっぷり出し入れでき、吐く息を勢いよく出す腹式呼吸。
私たちはこの腹式呼吸と胸式呼吸をミックスさせて話します。
呼吸の浅い胸式呼吸は、呼気量が少なく、吐く息にスピードが出ません。
声は通りにくく、息のコントロールができないことで、滑舌も悪くなります。
腹式呼吸のコツを紹介します。
(1)右手をお腹の上、左手は口の前に置きます。手のひらは口に向けておきます。
(2)寒い冬の日をイメージして、凍えてしまった手を暖めるような気持ちで、手のひらに息を「ふーっ」と吹きかけます。
たっぷり息を吐いた後、その反動でお腹に空気が入っていく感じがつかめます。
胸式呼吸を腹式呼吸に変えるだけで声の印象は80％良くなります。
初対面の場で初めて口にする言葉は、あいさつ。
腹式呼吸ができるようになったら、次は第２音を高めに言う心がけを。
いらっしゃいませ、であれば第２音目の「ら」を高く発声するだけです。
ありがとうございましたなら「り」、おはようございますなら「は」になります。
たったこれだけのことで、ここを高めに言うことで、明るく感じのいいあいさつになります。
おつかれさまですならおつかれさまですっ、ありがとうございますならありがとうございますっと、さいごに小さい「つ」を区分け、さっくり切る感じで。
実際に声に出して言ってみましょう。
てきぱきとした印象になりませんか。
元気で明るいイメージを演出したいときに試してください。
声の印象を明るくしたいなら、にっこり自然な笑顔で話せばいいのです。
頬の肉を持ち上げ、ふんわりとした笑顔をつくる、それだけでピアノの鍵盤の音で１～２音ほど高い声になります。
上まぶたを上げていつもよりバッチリと目を開けるようにするのも効果があります。
こちらも頬の肉が上がり、高い声が出やすくなります。
あいさつに続くのが自己紹介。
株式会社○○の山田幸子です。よろしくお願いします、といった感じでしょうか。
時間にしたら５秒ほどの長さですが、あいさつとこの自己紹介で第一印象は大体決まります。
ここで噛んでしまったり、はっきり聞こえなかったりすると、聞いている側も心配になり、用心深くなります。
自己紹介をする上での対策は単語の頭で息を吐く。
長い文を一気に言おうとすると難しいです。
単語あるいは文節で区切り、それぞれのパートで息を吐きます。
さきほどの一文であれば「かぶしきがいしゃ ○○の やまだ さちこです。よろしく おねがいします」となります。
日本語はひとつの単語が２～６音でできていることが多いですが、その頭で息を吐くことで、息のコントロールしやすく噛みにくくなります。
短く区切ることで、単語の頭で強い息が自然に出るようになり腹式呼吸の通りやすい声になる効果も。
今回は第一印象が良くなる声の出し方を紹介しました。
実際トップセールスマンや一流の経営者の多くは、自分のスピーチを聞き返し改善点を見出しているようです。
自分の声を客観的に聞いてみて改善してみてくださいね。
「声」を変えて辛い仕事に挑もう!①
ビジネスシーンや就職活動でも大事なのが第一印象。
第一印象は、見た目ばかり気が行きがちですが、実は声も第一印象を決定づける大きな要素。
声が小さかったり、通りにくかったりする人は、声で損をしがち。
自分の声を意識したことはありますか？
実は、声は大事なビジネスツール。
いい声の持ち主はそれだけで相手にいい印象を持ってもらえますから、仕事で得をすることが多いです。
経営者や医師からプレゼンすることが多いビジネスパーソン、就職試験を控えている人まで、それぞれ声が必要な場面は違いますが、声に自信を持って新しいステージに進みたいと声磨きに精を出しています。
具体的な悩みで多いのは声が通らない、滑舌が悪い、人前で堂々と話すテクニックがない、よく聞き返されるなど。
仕事には自信があるのですが、声がこもりがちで、プレゼンでは精鋭ぞろいのライバルたちと比べ「聞き劣り」してしまうのではないかと考えたそうです。確かにＫさんの声を聞くと、口先だけで話していました。これは、発声法が間違っているからです。多忙のためレッスンを受けられるのは２日間で３時間とのことでしたが、正しい呼吸法や原稿を読む際の息を吐く場所や間の取り方なども指導することで、たった３時間ですが、声がよく響くようになりました。このＫさんにかぎらず、声を変えたことで、営業成績が上がった、面接に通ったという人をたくさん見てきました。
声が変わると仕事にいい影響をもたらし逆にいえば、今仕事が辛いなら、それはもしかすると声のせいかもしれません。
声は第一印象を大きく左右します。
服装や髪形に気を配るのはもちろんですが、どんなに見かけがよくても、どんなに話の内容が良くても、声が小さくて聞き取りにくければ不安を与えてます。
一方、相手の聴覚にしっかり届く声には説得力があり、相手の心を揺さぶることができます。
初対面の相手に短い時間で自分をＰＲしなければならない就職や転職の面接では声が重要といえるでしょう。
これを実証している調査結果があります。
相手についての情報が少ない場合、私たちは何を判断材料にしているかについて調べた結果、話の内容が7％で、声の質や話し方が38％。
一流と呼ばれる経営者やビジネスマンは必ずといっていいほどいい声をしています。
さらには話す相手や場面に合わせて声の出し方をマスターしている上級者も。
低い声＝いい声と考えれば十分納得できる話です。
声に自信がない人も落ち込む必要はありません。
病気でない限り、声はトレーニングとちょっとした発声のコツで改善します。
もし今の声に不満があるとしたら、その分伸びしろがあるということ。
声は生まれつきは思い込み声が通りにくい、滑舌が悪い、すぐに詰まってしまうなど、自分の声の弱点に気付きながら生まれつきだからと何もしないでいる人がたくさんいます。
ぜひ自分の声をあきらめないで。
赤ちゃんの声ってどこにいてもとても声がよく通りますね。
誰も教えてないのに生まれながらにして正しい発声法ができているから。
それができなくなってしまうのは、間違った声の出し方が癖となり定着しただけのこと。
相手の聴覚にしっかり届くいい声を出すために重要なポイントが(1)呼吸、(2)発声、(3)共鳴、(4)発音。
その中でももっとも大事な(1)の呼吸。
腹式呼吸の割合をより大きくした正しい呼吸ができていなければ、絶対にいい声にはなりません。
声を出すときに息を吐いていますが、そのときには胸式呼吸と腹式呼吸のふたつをミックスさせています。
相手の聴覚に届くしっかりした声を出すには、腹式呼吸で吐く息の割合を大きくすることがとても重要。
ただ、なかなかできない人が多く胸式寄りの間違った呼吸法で話します。
これは日本語という言語ならではの理由もあります。
日本語は英語のように息を吐く量でアクセントをつける強弱アクセントではなく、『橋』と『箸』の言い分けで分かるように高低アクセント。
そのため、発音そのものがクリアでなくても、意味はなんとなく通じてしまう。
そうやって正しい発声をしないうち、腹式呼吸でなく、胸式寄りの呼吸になり、通りにくく、詰まったような声になるのです。
自分が腹式寄りか胸式寄りで話しているか見分ける簡単な方法があります。
スマホのボイスメモ。
自分の声を吹き込む際、あるいは録音したものを再生する際に画面に表示されるメーターの針が大きく振れていれば腹式呼吸、そうでなければ胸式寄りの間違った声の出し方ということになるのでぜひ一度試してみては。
話し方だけで損をするなんてもったいないですよね。
おなかから声を出すように意識していい声を作ってみましょう。
オフィスカジュアルで失敗しないポイント
多くの企業でクールビズやウォームビズが定着し、1年を通じカジュアルOKという職場も。
業種や会社ごとに文化や社風があり、オフィスカジュアルで地雷を踏まないために押さえるポイント紹介。
カジュアルといえ、オフィスはあくまで仕事の場ですから何でもありではありません。
たとえば、夏場の外出着として幅広い年齢層に定着しつつある、男性のハーフパンツやサンダルがNGという職場は多いです。
オフィスカジュアルに暗黙の了解のような形でドレスコードが存在し、暗黙であるぶん、難しさがあります。
業種や会社によってこれはOKという許容範囲が異なり、同じ会社の中でも部署や職種によって違う場合も。
それに比べてワイシャツとネクタイだけを選べばどの場面でも通用するスーツのほうが失敗は少ないでしょう。
失敗しないオフィスカジュアルで、外出着で何よりも大切なのは清潔感。
洗濯やクリーニングを怠らず、服を清潔にすることは前提ですが、おしゃれなデザインも、シワ加工やカットオフは清潔感を損なうことがあります。
また、着なれ、色あせや毛玉がめだつようになった服はオフィスでは避け、オフィスカジュアルでは、常にTPOを意識しましょう。
その日の仕事の内容や面会スケジュールにあわせて服装を選びましょう。
難しく、地雷になりがちなプリント柄。
ある会社では沖縄のかりゆしウェアはOKでもアロハシャツはNGだったり、どちらもNGという会社があったり、基準が分かれやすいようです。
職場に慣れないうちは避けたほうがよいです。
大柄の模様や原色など、色づかいが派手なプリントは要注意で、単色、同系色のストライプやボーダー、小さな水玉や小花模様のほうが、受け入れられやすいです。
お手本は職場の先輩動きやすい自由な服装で、仕事の能率を上げるのがオフィスカジュアル導入の目的ですが、あくまでも仕事のための服装ですから、学生時代や自分の普段着の感覚で何でも着てよいわけではありません。
清潔で、TPOを適した服装は、身だしなみを整える几帳面さ、周囲に配慮できる能力の表れとして人物評価につながる場合もあります。
慣れないうちは暗黙のルールへの対応が難しいかもしれませんが、年の近い先輩などを参考にするのが早道。
あなたが素敵だと感じる先輩や上司に相談してみましょう。
先輩方との交流のきっかけにもできるかもしれません。
普段の自分の好みとオフィスカジュアルが合っているとは限りません。
周りを観察してどのような服が好まれるのか見当をつけましょう。
相手が話してくれる、話の聴き方！
ビジネスにおいて、必ず必要となるコミュニケーション能力。
コミュニケーション能力が高い人とは、どのような人のことでしょうか。
それは、決して気の利いたことが言える話し上手な人でなく、実は聴き上手な人のこと。
相手が話してくれる傾聴のスキルを身につけましょう。
傾聴とは耳だけでなく、目や心や態度などを総動員して積極的に聴くこと。
人は吐き出した自分の想いを受け止めてもらうと、満足感が得られます。
また、自分の発した言葉を自分で聴くことで、問題点や解決に自ら気づく可能性もあります。
人の話を聴くのは実はとても難しいものですが、傾聴は技術（スキル）ですので、磨くことができます。
ここから3つのポイントをお伝えします。
1：アイコンタクト
話をちゃんと聴いていますという意思を伝え、相手の様子を観察するためアイコンタクトは欠かせません。
ただし、相手の目をじっと見つめると相手は話しにくくなります。
凝視するのではなく、両目と鼻の頭を結んだ三角形の辺りを柔らかな目線で見ます。
ここは大切というところでしっかりと視線を合わせるといいでしょう。
目を反らす際は上や横に反らさず、自然と下に反らします。
2：うなずき、あいづち
どちらも話を聴いている、理解していることを伝えるサイン。
適切なうなずきとあいづちは、相手の話を促す効果もあります。
はいばかりを繰り返さず、バリエーションを増やすのがコツです。
3：復唱
復唱は内容を正確に把握しているからこそ、できることです。
よって、相手は「私の話をしっかり聴いてくれている」と安心し、信頼感を持ちます。電話番号や日付けなど、間違ってはいけない数字のみではなく、感情を表す言葉を拾って復唱してみてください。
人間は感情の生き物ですから、事実だけでなく、気持ちもわかってほしいもの。そうなの！わかってくれる？と一気に心理的距離が縮まるでしょう。
【例】
「本当に"大変"だった」⇒「"大変"でいらしたんですね」
「とにかく"寂しかった"んです」⇒「"寂しい"とお感じになっていたんですね」など 他にも、心理的距離を縮めるテクニックとして、「ペーシング」（会話のペースを合わせる）、「ミラーリング」（態度や動きに合わせる）なども効果的です。
スキル、テクニックの大前提は相手の話を心で聞くことです。
上の空で聞いていると相手にも気付かれてしまうもの。
傾聴のスキルには思いやりを忘れずにいましょう。
クッション言葉・肯定表現・依頼系などの優しい言葉遣い
ビジネスにおいて大切なお客さまや職場の人間関係が悪くなったり、ひいては仕事に行き違いが生じるのは、多くの場合、不用意な言葉遣いが原因。
聞き手の感情を害さない、話し手の思いやりが伝わるような、言葉遣いを紹介。
1：クッション言葉
クッション言葉とは、クッションのように衝撃を和らげる言葉です。
頭につけることで次に続く言い回しに気配りを感じさせることができます。
■クッション言葉の例
お断り 「恐れ入りますが」 、「申し訳ございませんが」、 「あいにくですが」、 「せっかくですが」、「誠に申し上げにくいのですが」
依頼 「恐れ入りますが」、「失礼ですが」、「お手数ですが」 「お忙しいところ」・「お取り込みのところ」・「お急ぎのところ」 ＋「恐れ入りますが」
質問 「恐れ入りますが」、「失礼ですが」、「お差し支えなければ」
提案 「お差し支えなければ」、「よろしければ」
依頼形で伝える
人は指示や命令されたことには簡単に従いたくないものですが、お願いされたことにはしてあげようかなと考えます。
依頼形で相手の心理的に優位に立ち、受け入れられる可能性が高くなります。
■依頼形の例
「書いてください」 → 「お書きいただけますでしょうか」や「ご記入をお願いできますか」など 場合によっては、「理由」や受け入れることの「メリット」を添えましょう。
「お待ちください」 → 「アツアツ揚げたてをご用意いたしますので、お待ちいただけますか」
肯定表現
否定的なことを伝える場合であっても、肯定表現にすることで前向きに捉えてもらえます。
ただし、否定的なことを伝えることに変わりはないため、必ず、代わりの案や提案をします。
相手から聞かれる前に、がポイント。
■依頼形の例
「わかりません」 → 「わかりかねます。代わりにわかる者を呼んでまいります」 「ありません」 → 「切らしております。他のお色目ではいかがでしょうか」 「17時まで戻りません」 → 「17時には戻りますので、お待ちいただけますか」 他にも、二重否定は肯定になります。
３つポイントを押さえるといい方がやさしく感じてきます。
ここを押さえて相手に不快感を与えないようにしましょう。
ビジネスメール「各位」の意味と正しい使い方
ビジネスメールでよく目にする各位、どんな時に使うのか等、実際使うとなると悩む人も多いのでは？
意外と知られていない各位の意味と正しい使い方を解説します。
各位（かくい）とは皆様、皆様方といった意味ですが、大勢の人を対象にしながら、その一人一人を敬っている表現になります。
そもそも各という漢字には、おのおの、めいめい、ひとつひとつのという意味があり、位には人に対する敬語といった意味があります。
本来○○様 □□様 △△様…と書くべきところ、全ての方の名前を記載するのが困難な場合各位を使用します。
各位は皆様といった表現より、丁寧になるためビジネスシーンにおいても多く使われる言葉です。
多くの人に宛ててメールを送信する時や案内状、お知らせを文書で大勢に送る時などにも使えます。
ただし、個人に対しては使用しないので注意。
○○各位様、○○様各位、○○各位殿はNG。
各位＝皆様なので、各位にすでに様といった敬称が含まれます。
OK …関係者各位様 関係者各位 担当者様各位 担当者各位 取引先各位殿
取引先各位 ■お客様各位は社会的に許された表現
ここで気になるのが、私たちの生活の中でもよく目にするお客様各位という表現。
本来であれば二重敬語を避けるためお客各位となるのですが、この言い方では違和感を覚えることからお客様各位が一般的になっています。
ビジネスメールでの各位の使い方、具体的にどのように使用するのが正しいのでしょう。
たくさんの人にお知らせしたいことがある時、宛名は各位になります。
個人へのメールは○○様、○○課長、ひとつの企業に送る場合は○○株式会社御中とします。
例文1
株主各位 拝啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
例文2
担当者各位 いつも大変お世話になっております。
例文3
○○会参加者各位 会場変更のお知らせ
例文4
お客様各位のご理解とご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
例文5
つきましては、各位のご参加・ご支援を伏して懇願申し上げます。
各位は、社内や目上の人に使っても失礼にあたりません。
各位はその言葉自体が敬称となっているので気にすることなく使用することができます。
会議時間変更のお知らせや社内行事について等、多くの人にお知らせしたい時は各位を使うと便利です。
しかし、実際にメールを作成している時、各位だけだと素っ気ない感じがする場合もあります。
例えば部長や課長を含めた部署のメンバー全員にメールを送りたい時、各位を使うことは問題ないです。
でも、上司が不快に思うかもしれないと心配がある場合は下記のように記載するのがおすすめ。
例文
○○部長 ○○課長 各位 各位を使用することは間違いではないのですが、目上の人に使うのはどうしても気になるという場合は、このような相手を配慮した書き方をしてみましょう。
各位は、取引先に宛てたメールに使用しても問題ありません。
例えば、複数の取引先に年末年始のお休み期間について伝えたい時などをお知らせしたい時は、宛先を各位もしくは取引先各位として連絡します。
ただし、ご贔屓したい特別な取引先に対しては、その取引先だけに○○株式会社御中もしくは○○株式会社 □□様といった形で別途連絡を入れるのもよいでしょう。
基本的に各位という言葉は丁寧な言い方になっているので、そのまま使用できますが、気になる方は各位でなく違う言い回しを使用しましょう。
