仕事のスケジュール管理のポイント。

会社にいる仕事がデキル人って、こんな特徴ありませんか？

・忙しいはずなのに、余裕がある

・退社の時間が早い

・休日は盛りだくさんの趣味に挑戦している

どうして自分の倍、仕事を回せるのだろうと不思議に思いますよね。

仕事がデキル人は、スケジュール管理が上手いです。

仕事がデキル人はみんな実践している、誰でも可能な3つのスケジュール管理習慣を紹介します。

⇒毎日ToDoに優先順位をつけなおす。

1日の仕事が終わったら翌日やるべき業務＝ToDoを優先順位の高い順に6つまで書き出します。

翌日、優先順位の高い順にToDoを片づけます。

6つすべてをやり遂げる必要はありません。

その日の仕事が終わったらまた、その翌日にやるべき業務=ToDoを優先順位の高い順に6つまで 書き出します。

やり残した仕事は再度、優先順位を見なおして、ToDoの中に組み入れる、の繰り返し。

ですがルールがあります。

優先順位が高い業務があっても、以下の項目はなるべく早めの対処を心掛けてください。

１：経費の精算や出勤簿の提出

２：上司から頼まれたこと

これは、後回しにすると「アイツはダメ」というレッテルを貼られやすい業務です。

さらに、放っておくほど「不安と焦り」が貯まる業務でもあるので、精神衛生上良くないという側面も。

Todoの優先順位をずらせそうなら、早めに手がけましょう。

もしずらせないほど緊急の事態ならば、上司や経理の人にあらかじめ事情を説明して、予防線を張りましょう。

重要かつ緊急の仕事をToDoの上位に置いて優先的に潰していく習慣を身につければ、他のToDoには心にゆとりのある状態で取り組めます。

仕事中、他にもっとやらなきゃいけないことあるのに今何やってんだっけ？と急に不安になった経験がある方は、この習慣、一度試してみてください。

スケジュール管理習慣2　⇒30分前行動を厳守する。

30分前行動には、重要な最強のメリットがあります。

それは、次の予定について熟慮する時間を確保できるということ。

30分あればたとえば、会議に使われる資料を熟読して疑問点や改善点を整理できます。

たとえば、先に集まっていた上司やクライアントと雑談がてら親交を深められます。

ギチギチのスケジュールは一見、すごく働いていそうに見えて自己満足につながりがちですが、余裕のない人間の仕事はミスや思慮不足が目立って生産的ではない余分なやり直し、謝罪というムダに追われます。

まず、予定と予定との間に、30分の空白をつくってください。

そして、つぎの予定のことを遠い目で眺めてみてください。

自分がしている仕事の肝がクリアーに開けて見えるはずです。

「30分前なんて無理」という方は、初めは15分前や20分前行動から始めて慣らしましょう。

⇒曜日ごとに行う業務を決める。

曜日ごとに業務決めると、スケジュールに安定したパフォーマンスを発揮できます。

社内の打ち合わせは月曜日に集める。

社外の人間からアポが入ったら水・金の早い時間から機械的に埋める。

書類作成や資料収集などの実務作業は火・木でまとめて処理。

午前中は実務作業、午後以降には人と会うという時間帯で区切っても良いでしょう。

このあたりは各人の仕事環境次第ですが、大切なのはルーチン化する考え方。

とはいえ、仕事は何が起こるか分からないもの。

スケジュール管理は、あくまで仕事の潤滑油です。

これによって自身に余裕ができ、やるべきことが把握できて行動がスムーズになります。

難しいことではないのでぜひ、実践してみてくださいね。