総合事務の仕事の魅力。
総務事務を知る前に知っておくべき総務の仕事会社には、経営の効率を上げるため、仕事の専門性やクオリティをアップするために、実にたくさんの部門・部署が存在します。
商品の企画や開発を担当する企画部、商品やサービスを売る営業部、決算業務や経費精算などを行う経理部...。そのほかにも、人事部、法務部、広報部など、たくさんの部署が役割を分担し、業務を遂行しています。しかし、仕事の性質や会社の規模・組織によっては、「経営には必要だけれど、専門的に担当できる部署がない」という仕事がどうしても出てきてしまうのが現実です。そういった仕事を、会社を代表して一手に引き受けているのが総務部です。
総務事務の仕事内容仕事の性質という観点で考えると、備品の管理・発注、オフィスの管理、社内規定の作成・更新、株主総会の運営、社内イベントの企画・運営といった仕事がその代表例といえます。会社全体、会社そのものにかかわる仕事と言い換えてもいいかもしれません。また、中小、ベンチャー企業では、人事部や法務部、広報部などを独立して持つほど、人員に余裕がないのが一般的です。そのような会社では、給与計算や勤怠管理などの人事・労務関係の仕事をはじめ、契約書の作成・管理、コンプライアンス体制の整備なども総務部の仕事となっていきます。
一般事務や秘書職などを置いていない会社では、来客や電話の応対、会議室の手配に、来客時のお茶出しなども総務部の仕事の範囲です。つまり、会社の規模・組織という観点で見ると、「人員や経営の都合で独立した部署を持てない」場合に、総務部がその部署の仕事を代わりに受け持っているというわけです。このようなケースでは部署名が「人事・総務」「法務・総務」などと、他の部署名とまとめられることがあります。
総務事務に求められるスキル総務事務の仕事は社員と会社が快適・健全に活動するためのサポート総務事務の仕事の種類総務事務とは、総務部で働く事務職のこと。
総務部の仕事自体が、会社の規模などによって大きく異なる以上、総務事務の仕事を明確に定義するのはとても困難です。とはいえ、いわゆる「総務事務らしい」という仕事も存在します。代表的なものをいくつかピックアップして紹介しましょう。
会社で使用されるあらゆる「モノ」の管理会社で使用している「モノ」の管理は、総務事務が担当する仕事の代表例です。
ボールペン、クリップ、コピー用紙、トナー、名刺といった消耗品は、社員が仕事をするうえで欠かせないもの。
定期的に残量をチェックしたり、他部署・社員からの注文を受けたりして、なくなってしまう前に発注を行います。
机、いす、電話、PC、プリンタなどのオフィス家具・什器、OA機器などは、台帳を作成したうえで、個数・状態などを記入して管理するのが基本。
業者に定期的にメンテナンスを依頼したり、破損や故障が起きた場合は、交換や新たに購入したりします。オフィス・建物そのものの管理社員が心地よく・安全に仕事ができる環境を整えるのも総務事務の大切な仕事です。
大きなものとしては、清掃業者の手配や管理・空調・照明設備の管理、防災設備管理といったものが挙げられるでしょう。
設備などに不具合や故障が起きた場合は、すぐに業者に修理を依頼します。また、自分の会社がオフィスビルに入居している場合は、ビル全体の防災活動やメンテナンスにも協力をしなければなりません。
防災訓練、停電やエレベーター停止など、実施によって社員の仕事に影響を及ぼす場合は、スケジュールを把握して事前に会社全体に告知を行います。そのほか、会社が福利厚生施設を持っている場合は、その管理も総務事務が担当します。
株主総会の企画・運営のサポート総務部のもっとも大きな仕事に株主総会の企画・運営というものがあります。
総務事務として採用されている場合、議事・議案そのものにかかわることは少ないのですが、準備段階で非常に多くの仕事が発生します。
株主の方への招集通知の作成・発送、会場の予約、当日に使用するプレゼンテーション資料・配布資料の作成サポート、打ち合わせ時の議事録作成などがその代表例。
配布資料が大量で品質にこだわる場合は、印刷業者の手配や発注などを任されることも多いようです。
株主の方から問い合わせがあった場合は、電話・メール等の応対も行い、当日は会場への案内や受付を担当するケースもあります。
入社式・社員旅行などの社内イベントの企画・運営会社には、入社式、キックオフミーティング、納会、社員旅行など、1年を通してさまざまなイベントがあります。
新入社員を迎え入れるため、社員の意思統一を図るため、社員同士のコミュニケーションを活性化するためなど、その目的はさまざまですが、これらのイベントを企画・運営するのも総務事務の仕事です。
年間スケジュールの作成、予算の作成、会場の予約、社員に対する告知、当日の案内など、イベントをスムーズに行うためには実にさまざまな仕事をこなさなければなりません。
イベントの当日の司会を担当することもあります。冠婚葬祭・トラブルへの対応総務事務の仕事には、イレギュラーな対応が求められるものが多いという特徴もあります。例えば冠婚葬祭への対応です。
取引先やお客様に慶弔事があった場合には、お祝いやお悔やみの挨拶状、お祝いの品などの手配が必要。また、社内で不幸があったときには、社葬が行なわれることがあるので、その運営のサポートも総務事務の仕事となります。そのほか、社内外のトラブル発生時にも総務事務は活躍します。
社外からの問い合わせに対する回答はもちろん、社内で落とし物をした、会社の鍵をなくしてしまったといった細かなトラブルにも対応します。
どの仕事にも共通するのは、会社全体にかかわっているものであること、社員がより働きやすい環境を作るためのものであるということです。つまり、総務事務の仕事とは、「社員と会社がより快適・健全に活動するためのサポート」といえるのではないでしょうか。
総務事務の主な仕事リスト書類作成・処理消耗品や備品を購入する際に必要な受発注に関する書類や稟議書、株主総会の配布資料、社内イベントの案内、社内報など、さまざまな書類の作成を担当します。
ファイリング総務部内で作成・処理された書類を、種類や日付別にまとめて、正確に保管する仕事です。
印刷された書類であればバインダーにまとめ、データのみであれば、誰でもすぐにアクセスできるように分類・管理します。備品管理・発注文房具などの消耗品や、コピー機、パソコンなどのOA機器の在庫や状態を管理します。
消耗品は不足が発生する前に発注を行うのが基本。
OA機器に不具合が発生した場合には、復旧作業を依頼します。
定期的なメンテナンスの対応を行うのも重要な仕事です。
オフィス・施設管理オフィスの衛生・安全管理や照明、空調設備の管理をする仕事です。
定期的なメンテナンスへの対応はもとより、不具合が発生した際には業者に修理を依頼します。そのほか、オフィス移転にかかわる仕事も総務が担当するのが一般的です。
株主総会の企画・運営招集通知の作成・発送、プレゼンテーション資料・配布資料の作成、打ち合わせ時の議事録作成などを行います。
当日の会場案内や受付を担当する場合もあります。
社内イベントの企画・運営入社式やキックオフミーティング、納会、社内旅行といった社内イベントを企画し、実施する仕事です。
スケジュールや予算の作成や、社内への告知、イベント当日の運営実務を行います。
人事・労務の仕事人事部が存在しない会社では、人事／労務の仕事を担当する場合もあります。
社会保険に関連する手続きや、勤怠管理、給与計算などが該当します。
法務の仕事法務部が存在しない会社では契約書の作成・管理、社員からの法律相談への対応、知的財産権の管理といった、本来、法務部が行なう仕事も担当するケースがあります。
広報の仕事広報部が存在しない会社では、報道機関からの問い合わせへの対応、プレスリリースの作成などを、総務事務が担当する可能性があります。
郵便物の発送・仕分け会社から発送する郵便物をまとめて発送したり、届いた郵便物を部署ごとなどに仕分けて届ける仕事です。
会社から送る挨拶状などもまとめて送ります。
電話・メール応対会社の代表番号や問い合わせメールアドレスが総務部につながっているケースは多く、さまざまな用件の電話やメールに対応することになります。
用件を正確に理解し、担当部署にすばやく振り分けるスキルが必要です。
来客応対会社に来客があった際に、待合スペースや会議スペースに案内する仕事です。
飲み物を出したり、会議室の準備をしたりすることもあります。
その他落し物の管理、鍵の管理、トラブル時の対応、社内制度の見直しなど、担当する部署のない仕事をしています。
月収、時給をチェック会社や社員のために、たくさんの仕事をこなさなければいけない総務事務。
やはり気になるのは「給料はどのくらいもらえるの？」ということではないでしょうか。そこで、次に紹介するのは総務事務の平均給与です。
総務事務の給料総務事務の平均時給は1,459円となりました。
8時間勤務と仮定して日給に換算すると、約11,600円となります。アルバイト・パートや派遣社員など、時給制の雇用形態で総務事務を探している人は覚えておくといいでしょう。
平均月収は228,741円、平均年収は330万9,538円となっています。とはいえ、この金額はあくまで参考値でしかありません。
未経験からの転職・就職を考えているのであれば、年収は200～300万円のあいだになることが多いでしょう。逆に、総務部が人事／労務、法務などの専門性の高い部署と合体している会社に、経験や資格を持っている人が入社する場合は、給料も高くなりがちです。
1日の流れをチェックして総務事務の仕事をイメージ総務事務の仕事の概要と給料がわかったところで、続いては仕事の現場について見ていきましょう。
ここでは、未経験から派遣社員として総務事務の仕事を始めた方の1日の仕事の流れを紹介していきます。
総務事務の1日
8:30｜出社他の社員が出社する、始業の9時よりも早く出社して、会社で取っている新聞を配ったり、コピー用紙を補充したり、コーヒーを入れたりします。
社員のみんなが快適に仕事を始められるように、これらの雑務をすばやくこなしていきます。
9：00｜始業始業後に最初に行うのは、在庫不足になっていた文房具や名刺などの発注業務です。発注方法はそれぞれ異なるのですが、FAXで注文書を送る場合と、Webサイトの入力フォームから発注するケースが多いそう。ものによっては、直接、担当者と電話やメールでやりとりをして、注文をすることもあります。また、始業時間を過ぎると、たくさんの電話がかかってくるので、窓口としての対応が重要な仕事になります。
来客の際には、お客様を会議室に案内し、お茶出しをしたりします。その間に、メンテナンスが必要なものがあれば、業者に依頼をして日程を調整します。
12：00｜休憩昼食は同僚と社員食堂で。お昼の時間は混雑しますが、安くておいしい社食は、毎日のモチベーションにもなります。また、同僚との会話は仕事の内容が多いそうで、情報交換の場にもなっています。
13：00｜午後の業務開始午後からは書類の作成や、打ち合わせのための準備が主な仕事。
中途入社の社員の健康保険の手続きを行ったり、社内向けの文書を作ったりして業務を進めます。
重要度とスケジュールを確認しながら、優先順位を決めて作業をするのが、スムーズに仕事をこなすコツです。
15：00｜ミーティング午後の時間は部署内での打ち合わせに出席することも多くあります。社内イベントの企画や社内規定の改定に関するものなど、内容はさまざまです。
打ち合わせ後には、議事録を作成し、出席者全員にメールで送ります。
17：30｜業務終了その日にしなければならない仕事は、だいたい退社する30分前には終わらせるようにしています。
同僚に手伝えることがないかを確認して、急ぎの作業がなければ、次の日の予定をチェックして退社します。
18：00｜退社基本的に残業はありませんが、仕事が立て込む月末には、日中にすべての仕事を終えられず残業になってしまうこともあります。
総務事務の仕事は、イレギュラーな対応に追われて自分の仕事に集中できないことが多いので、「できるときにすばやく処理する」ことが残業を減らすポイントだと思います。
総務事務で働くメリットとやりがい総務事務のメリットとやりがいここまで読み進めた人なら、総務事務の仕事内容については理解できたのではないでしょうか。
総合事務の魅力は、未経験からでも始めやすく、プライベートを充実させやすく、スキルをアップさせるのにもいいところです。
ビジネスマナーも自然に身につけることができますし、ぜひ、挑戦してみるのもいいですね。
