人事事務は何をする人？
人事事務とは、採用、労務管理、給与支払いなど、人事部が担当する仕事を、書類作成や手続き業務などを通してサポートする仕事です。
求人では、人事アシスタント、労務事務という名前で募集されることもあります。
昨今、「働き方改革」「HRテック」などといったキーワードが流行し、人事事務、人事アシスタント、労務事務といった人事専門の事務職も、非常にやりがいのある仕事として、注目されています。
人事は今、旬な仕事 人事事務を知る前に知っておくべき人事部の仕事 人事事務、人事アシスタント、労務事務という仕事に就くと、基本的には人事部で働くことになります。ゆえに、人事部という部署が、会社の中でどのような役割を持ち、どのような価値を発揮するものなのかを知っておくことは、人事事務として働くうえではもちろん、採用面接での受け答えでも、とても重要なポイントになります。そこでまずは、人事部の仕事の概要を5つの役割に分けて説明していきましょう。
人事事務の仕事内容
1. 会社は「ヒト」「モノ」「カネ」で成り立っているとよく言われます。
ヒトは社員、モノは設備、カネは資金のこと。
人事企画は会社の目的を達成するために、ヒトをどのように活用するかを考え、計画する仕事です。
例えば、将来にわたってどのような社員を何人採用し、会社の社員数を何人にするのかを考える「採用計画の立案」や、仕事をスムーズに行うためにどのように人材を配置するのかを決める「部門構成・人材配置の計画」といった仕事がこれにあたります。
ヒトというものに対して会社がどのような方針で行動するのかを決める仕事と言い換えてもいいでしょう。
2. 人事部がもっとも表立って働くのが採用・雇用の仕事です。
採用計画に基づいて社員を募集し、採用・不採用の判断にも関わります。また、優秀な人材に応募してもらうために、会社の魅力を発信していくのも人事の重要な仕事です。
就職・転職イベントへの参加や企画といったオフラインのコミュニケーションはもちろん、最近では自分の会社のWebサイトで会社の雰囲気や働く人の声を紹介したり、SNSなどを使って就職・転職希望者とコミュニケーションを取る会社も増えてきています。
3. 労務管理は、現在、会社で働いている人に対しての仕事と考えるとわかりやすいはずです。
具体的な仕事としては、雇用契約、給与計算・支払い、勤怠管理、社会保険手続き、福利厚生などが挙げられます。
例えば、社員は会社から働いた分の給料を受け取る権利があります。
休みを取る権利もあります。一方で、契約どおりに出社し、給料の中から税金や保険料を納める義務があります。
こういった社員の権利や義務を管理し、社員が働きやすいように運用していくのが労務管理の仕事です。
4. 採用した人材は放置しておけば成長していくというわけではありません。
新卒で採用した社員には新入社員研修を受けてもらい、社会人としてのマナーや自分の会社や業界に関する知識を教えてあげる必要があるでしょう。
管理職になる人に対しては、プレイヤーからマネージャーへの意識転換を図るための、管理職研修を用意している会社が一般的です。こういった社員の成長を促すための研修を企画するのも人事の仕事です。また、面談やアンケートなどを通して、キャリアパスに対する希望をくみ取り、配置転換の検討や実施なども行います。
5. 社員が働きたくなる会社を作るための仕事が、制度・環境の整備です。もっともわかりやすいのが評価・報酬制度に関する仕事でしょう。
社員が生き生きと働くためには、労働に対する適切な評価と報酬が欠かせません。
どんなに働いても評価を受けられず給料も安い会社からは、人はすぐに去ってしまいます。
できるだけ多くの人が納得して働ける評価・報酬制度が会社には必要です。
そのほか、福利厚生施設の運用、セクハラ・パワハラなどがない環境の実現、近年ではダイバーシティの実現なども人事の仕事です。
ここからは、労務管理の仕事における、人事事務、人事アシスタントの実際の仕事内容を紹介していきます。
社員に入社してもらうためにはさまざまな手続きが発生します。まずは労働条件の通知。
勤務時間や給与、勤務地などを記載した労働条件通知書を発行して、入社予定の人の同意を取らなければなりません。また、労働契約書・雇用契約書によって雇用契約を結ぶ必要もあります。これらの書類を作成するのが人事事務の仕事です。 また、新入社員の社会保険や労働保険の加入手続きも人事事務が担当するのが一般的です。
社会保険のなかでも、健康保険、厚生年金保険の手続きは、入社日から5日以内に済ませなければならず、労働保険の一種である雇用保険の手続きは、翌月の10日までに済ませなければなりません。これらの手続きには入社する本人からの書類提出が必要になるため、採用を活発に行っている会社では必要書類を集めて整理するだけでも大変な仕事になります。
社員が退職する際には、入社時と逆に社会保険（健康保険、厚生年金保険）や労働保険（雇用保険）の資格喪失手続きを行わなければなりません。
健康保険と厚生年金保険は退職日から5日以内に手続きを済ませなければならず、雇用保険は退職日から10日以内の手続きが必要です。
入社時の手続きと同様、スケジュールに追われる仕事になるでしょう。また、退職にあたっての給与計算、退職金の計算、所得税、住民税の計算といった、通常の給与計算とは異なる、お金に関する仕事も発生します。
給与計算・支払い 社員の毎月の給与計算・支払いは人事事務の重要な仕事のひとつです。
給与計算・支払いの仕事は、おおむね以下のような流れになっており、25日や月末といった給料日に合わせて、毎月繰り返し行うことになります。また、ボーナスがある月には賞与計算、12月には年末調整といった特殊な給与計算にかかわる業務にも携わります。
勤怠・賃金・個人情報の収集と変更 給与計算のもととなる勤務日数、残業時間などの収集のほか、昇給・降格などで賃金が変更された人がいる場合は基本給の変更、さらに結婚や引越しなどで、扶養家族が増えたり、住所が変わったりした場合には、その情報の変更も行います。
支給額の計算 勤怠・賃金情報からベースとなる給与が決まるので、税金や社会保険料などの金額を計算・控除して実際の支給額を算出します。
基本給、時間外手当、社会保険料、所得税、支給額などが記載された給与明細を、支給額の計算結果をもとに作成します。
給与の振込み 銀行に対して給与の振込手続きを行います。
通常は社員全員の振込情報を銀行に送り、一斉に振込手続きを済ませます。
社会保険料・税金の納付 給与の振込みが終わったら、給与から控除した社会保険料と税金の納付手続きを行います。
社会保険料は前月分の保険料を月末までに納めなければなりません。
税金（所得税・住民税）は、給与を支払った月の翌月の10日までに納付します。 社員情報の管理 会社で働いている社員の情報を管理するのも人事事務の大切な仕事です。
多くの会社では、社員の情報を社員台帳・社員名簿という形で一括管理しています。その中には、社員の氏名、年齢はもちろん、住所や連絡先、配偶者の有無、職歴などが登録されています。
しかし、これらの情報は時間がたつと変更をしなければなりません。引越しによって住所や連絡先が変わることもあるでしょうし、結婚して氏名が変わることもあるでしょう。このような個人情報を社員からの申請を受け、適切に更新していくわけです。
入社時の労働条件通知書や雇用契約書は紙で発行するのが一般的ですし、社会保険、税金に関する手続きもほとんどが紙の書類を提出して行われます。これらの書類には間違いや不備が許されません。
スムーズに仕事をこなしていくには、作業の正確性が強く求められます。
社員の協力を必要とする仕事が多く,雇用契約の締結には契約書への署名捺印が必要になりますし、給与計算に使用する勤怠情報には、各社員の正確な情報入力・申請が欠かせません。
社員情報を最新のものに更新していくためには、各社員がそのつど正しく申請をする必要があります。しかし、これらの申請業務を面倒に感じ、締切りを守ってくれない社員もたくさんいます。
快く協力してもらうためのコミュニケーション能力も必要となるでしょう。
制度・環境の整備 制度変更が行われたときには、メールや掲示物などを使用した、社内への広報業務を行うことがあります。
電話・メール応対 外部から人事部にかかってきた電話は人事事務の人が応対するのが一般的です。
担当者への取り次ぎだけでなく、簡単な問い合わせであれば直接回答することもあります。また、社内からの各種手続きに関する問い合わせも多々あります。
来客応対 会社に来客があった際に、待合スペースや会議スペースに案内する仕事です。飲み物を出したり、会議室の準備をしたりすることもあります。 その他 備品の管理・発注や郵便物の発送・仕分けなどといった、一般的な事務職が担当する仕事です。
月末、月初めは忙しいですけれど、基本的には同じルーチンで毎月回っているので、スケジュールを組めばワークライフバランスもいいですし、未経験でも始めやすい仕事ではないでしょうか。
PCの技術もつきますし、自信もついてくるでしょう。
人事事務も始める仕事の念頭に入れておくのはいかがでしょうか。
