仕事ができない人に見られないようにするスキル④メール編

相手に失礼のない立ち振る舞いや上司への「報連相」は社会人の基本。

そこを疎かにしては、常識を疑われこの人は仕事ができない人と悪い印象を与えまいます。

メールは相手の立場に立ち、意図をはっきり書きます。

よろしいでしょうかとすべきところをファミレスやコンビニなどで使われている文法的に誤った日本語、ファミコン用語と呼ぶことがありますが、よろしかったでしょうかはその典型的な例です。

ほかには～のほう、（金額）になります、など使わないようにしましょう。

最近は何でも婉曲的にいえば丁寧になると考える人が多いようですが、日本語としては間違っており、話し言葉ならまだしも、メールでは何度もその失敗を読み返されることになってしまいます。

ビジネスメールはいわば電子化されたものですが、投函する手紙との大きな違いはその即時性です。

そのため、ビジネス文書やビジネスレターのように丁寧にきっちり書く必要はありません。

また、そもそもメールが使われ始めたころは、今とは違い通信料が高く、1文字いくらで料金が計算（携帯電話の場合はバケット料金、パソコン等の場合はデータ量に応じた通信料）されたものです。

受信側にも料金がかかったことからメールは短めにはマナーとして定着しています。

簡潔さを第一に考えましょう。

とはいえ、要件のみではあまりに素っ気なく、特に社外の人との関係が深まりません。

相手を気遣う文をさらっと入れてみてはどうでしょうか。

お世話になっておりますの後に先日はお時間をいただきましてありがとうございましたとお礼の言葉を入れる、リスケがあった場合にはその後おかげんいかがですかと相手を気遣う。

メールの最後を暑い日が続いておりますが、どうぞご自愛くださいといった言葉で締めるのも印象アップに効果的です。

メールの最初には宛名として、相手の肩書や名前を書きますが、何度もやりとりをする相手なら、途中で名前のみに変えても問題ありません。

肩書が必要なのは、目安として最初の2、3回のメールです。

ただ、その後1年ほど連絡を取ってなかったというような場合には、改めて肩書を書いたほうが無難です。 なお、宛名を様とするかさまとするかで迷う人もいるようですが、あまり気にする必要はありません。メールの文面に関しては、漢字とひらがなを適度にミックスした方が読みやすいといわれています。たとえば宜しく御願い致しますよりもよろしくお願い致しますの方が読みやすく感じませんか。

その考え方でいくなら、名前が漢字なら「さま」とひらがなにし、「のりこ」などひらがなの場合は「様」とするのもいいでしょう。

「さま」より「様」のほうが正式な感じがし、「さま」には親しみを感じるという意見もありますが、相手が「様」と書いてきたらこちらも「様」に、「さま」だったらこちらも「さま」にと、相手に合わせる気遣いが大切です。

最近はスマホメールやLINEを使う機会が増えているため、ビジネスメールも同じ感覚で送ってしまう人が多いようです。

ビジネスメールはだらだら長い文章を書いてはいけません。

基本パソコンで見るものですから、適宜改行するなどして読みやすいように工夫しましょう。

やむをえず電車の中からスマホでメールを打つときにも、パソコン画面で見やすいようにして送るようにしてください。

また、LINEのように細かくやり取りすることに慣れていることから、ひとつのメールで要件をすませることを意識しない人が増えています。

お時間いただけますかだけでピコっと送信してしまうから、相手はいいですよと返してくる。

そのあとも9月30日はどうですか、その日はちょっと、では10月1日は？と何度もやりとりすると、もはやメールではなくチャット状態に陥ってしまい、相手の時間を奪うことにもなってしまいます。

ビジネスの相手は友達ではありませんから、LINEとメールはしっかり使いわけましょう。打ち合わせの連絡であれば、～について打ち合わせを行いたいのがいかがでしょうか」とした後に、日時をいくつか並べ「ご都合のよい時間はございますかと尋ねれば、ひとつのメールに要件は収まります。

メールの間違いは形に残ってしまうので、言葉選びは重要です。

相手に簡潔にわかるメールを書くようにしましょう。