ビジネスマナーはなぜ必要？

社会で働くうえで、なぜビジネスマナーが必要なのでしょうか。

そもそもマナーとはなんでしょうか。

ビジネスマナーが必要な理由と、マナーの本質についてご紹介。

そもそもビジネスマナーとは マナーは堅苦しいから苦手、マナーを間違えると恥ずかしいという言葉をよく耳にしますが、そもそもマナーとは何か、ご存じですか？

ルールと混同している方も多いと思いますので、比較しながら見ましょう。

ルール：明文化された規則。守らなければ罰則がある。

マナー：相手を大切に思う気持ちを形式化した礼儀作法。守らなくても罰則はなく、自発的に守るもの。

相手を不愉快にさせないという防御的な意味合いだけでなく、あなたと良い関係をつくっていきたいという意思表示にも。

ビジネスマナーが必要な理由

社会人が働くうえで何かと議題に挙がるビジネスマナーですが、なぜ重要視されているのでしょうか？

仕事で成果を挙げていればマナーは気にする必要ないという考えもありますが、果たしてそうでしょうか？

ここでは、ビジネスマナーが必要な理由をご紹介します。

ビジネスの場で信頼関係を構築するため

ビジネスの世界は、年齢・性別・経験・価値観の異なる人たちで構成されます。

様々な人たちが共通して持てる一つの指標がビジネスマナー。

目を合わせて挨拶ができない、言葉の使い方がおかしい、そんなビジネスマナーの基本を身につけていない人は信頼できない、と考える人が世の中たくさんいます。

組織のイメージを左右するため

例えば、あなたがある会社に初めて訪問し、受付でとまどっているとき、通りがかった従業員があなたの様子に気づいても、ちらっと視線を投げかけるのみで、挨拶もしなかったとします。あなたは内心、「なに、この"会社"。感じが悪い」とその従業員だけではなく、"会社"そのものに対して不快感を抱くのではないでしょうか。

反対に、その従業員があなたの様子に気づくと、すぐに明るい笑顔で挨拶、「お伺いしていますか？」と親切に問いかけ、的確に取り次いでくれた場合、あなたは「この"会社"、感じがいいなぁ」と"会社"そのものに対して好感をもつでしょう。

これは来客対応だけでなく、電話対応、メール対応にも当てはまります。

お客さまから見ると、「対応した従業員一人ひとりが組織の代表」。

たった一人の従業員が、組織全体の印象を左右することもあるのです。

CS（顧客満足）のため CSには、物的要素と人的要素の2つの要素が必要。

物的要素とは、商品の質が良い、種類が豊富、店舗が駅に近いなど。

それに対し、人的要素は人がすること、具体的には従業員の商品知識が豊富、感じよく応対してくれるなど。

物があふれ、インターネットを利用してたいていの物が手に入る現代では、人的要素を重視される方が多いといわれます。

人の価値観は様々ですし、商品やサービスによって多少の違いもあるでしょう。

ですが、どうせなら感じのいい人から買いたい、感じのいい人とビジネスをしたいという人が多いです。

社会人として最低限必要なビジネスマナー

社会人として最低限身につけておくべきビジネスマナーをご紹介。

 TPOに合わせた挨拶をする

挨拶は、コミュニケーションの最も基本的な部分。

挨拶の有無や挨拶のしかたで、相手があなたに抱く印象が変わります。

相手と良好な関係性を構築するためTPOに合わせた挨拶を使い分けることが大切です。

ただおはようございます、お疲れ様ですと、マニュアル通り言葉にすれば良い訳ではありません。

毎日顔を合わせる同僚や上司、初対面の取引先、お客様など、相手や状況を鑑みて臨機応変に対応しましょう。

時間、期日を守る 資料の提出、商談やミーティングなど、あらゆる場面において時間、期日は厳守しなければなりません。

どんなにスキルがあって優秀な人だと評価されていても、時間や期日が守れなければその評価が一瞬で揺らぐ程、ビジネスの場面において重要な要素です。

また万が一間に合わない場合、遅れが想定された時点で迅速に報告します。

間違っても、決められた時間、期日が過ぎるまで何の連絡もしないということがないように。

公私混同しない

仕事とプライベートの境界線をきちんと意識し、公私混同は避けます。

例えば、仕事中に私用の連絡をしたり、仕事に関係のないサイトを閲覧したりすることは厳禁。

また、会社の情報や仕事で知り得た秘密情報をプライベートのSNSアカウントに投稿したり、周囲に話したりすることもあってはなりません。

身だしなみに気を付ける

身だしなみは、あなたの第一印象を左右する重要な要素です。

清潔感があり、相手に不快感を与えない身だしなみを心がけます。

なお、身だしなみを整える際は以下に注意しましょう。

寝ぐせがないよう髪の毛を整え、奇抜なヘアカラーは避ける

スーツやワイシャツはTPOや体形に合ったものを選び、アイロンやクリーニングでシワを伸ばす

靴を磨いておく

口臭、体臭ケアをおこない、過度な香水の使用は控える

爪が長くなりすぎないように、適度な長さを保つ

長すぎる髪は結ぶ

ナチュラルなメイクを意識

短すぎるスカート、高すぎるヒールは避ける

仕事上のビジネスマナー

実際のビジネスシーンにおいて注意すべきポイント。

言葉遣いは、あなたの内面が表れるポイント。

言葉遣いがきちんとしていないと相手に悪印象を抱かせるだけでなく、ミスコミュニケーションによるトラブルに発展する可能性も。

ビジネスの場面では相手を敬う表現である敬語を使用し、場面に応じて丁寧語や尊敬語、謙譲語を使い分けましょう。

丁寧語：語尾がです、ますの丁寧な表現

尊敬語：相手を立て、敬意を表す

謙譲語：自分をへりくだり、相手に敬意を表す 。

電話対応

日常的に電話を受ける機会が少ない場合はなかなか実践できないかもしれませんが、いざという時に覚えておくと役立つポイントがありますので、以下を押さえておきましょう。

3コール以内に出る

電話を受けるのが遅くなった場合は「お待たせいたしました」とお詫びする

もしもしは使用しない ゆっくりと、はっきりした口調で話す

利き手とは逆の手で受話器をもち、メモを取れるようにする

電話を受けた場合は、先方が電話を切ってから自分の電話を切る 。

電話を取るとき、かける時のポイントや言葉遣いをチェック！

名刺交換

初対面の人と仕事をする際には、始めに名刺交換をすることになります。

自分の第一印象を印象付ける重要な場面なので、マナーを確認してから挑みましょう。

手順は以下の通り。

名刺入れを準備し、すぐに名刺が出せるようにしておく ※1対1の場合は、目下の人から名刺を差し出すようにする

自己紹介をする（社名、所属、役職、氏名の順） ※自社側が複数人いる場合は、立場が上の人から順番におこなう

名刺を交換する ※交換の際は、名刺入れの上に名刺を重ねて両手で持ち、相手側に向けて差し出す ※相手が同時に名刺を出している場合は、相手よりも低い位置で差し出す この時、名刺入れを左手でもち、名刺入れの上で相手の名刺を受け取る 自分の名刺は右手でそのまま差し出す

頂戴いたしますと挨拶をする 着席後は、名刺入れの上に相手の名刺を乗せ、机の上に置いておく。

報・連・相（ほうれんそう）

報連相とは、報告・連絡・相談のことを指します。

ビジネスにおいて常識といっても過言ではない、業務を進める上で欠かせないコミュニケーションです。

報告

報告には、仕事の進捗状況や結果報告、トラブルやミスなどの報告があげられます。

報告は迅速におこない、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、どのようにして）を意識して伝えると、相手も理解しやすくなります。

連絡

連絡は、決定事項を周知することをいいます。

「～だと思う」「大丈夫そう」など、曖昧な表現や自分の憶測を含まず、あくまでも事実のみを伝えましょう。

相談

相談は、疑問点や不安点の相談や、判断やアドバイスを仰ぎたい場合などがあげられます。

相談を依頼する場合は、あらかじめ相談内容と所要時間を明確にし、相手の都合を確認した上でおこないます。

マナーとルールの違いがわかっていただけたでしょうか。

強制ではないといえマナーを知っておかないと自分の評価にマイナスイメージがつくのでぜひ覚えておきましょう。