気づかいビジネスメールの打ち方。

さまざまなビジネスメールがあるなか、相手に依頼する時やお礼をいう時、あるいはお詫びをする時など使い分けは必至。

ちょっとした工夫で印象度をアップしたり、信頼関係を強めたりできます。

ポイント！依頼メールは相手へ真剣にお願いをしていることが伝わらないと意味がないです。

そのため、どうしてその人にお願いするのか、理由を書くことが必要。

自分がどんな現状で、それを解決するのになぜその人の力が必要なのかということが説得材料になります。

さらに5W2H（なぜ・何を・いつ・どこで・誰に・どんな方法で・金額または数量）を別で箇条書きにすると、依頼内容や条件を正確に伝えられます。

NG！ 願いを聞き入れてほしいことだけを強調するのみで、依頼の理由がわかりにくいと、依頼された本人は不安になります。

誰でもいいかもと思われてしまうと、気を悪くさせることも。

依頼内容を曖昧にしたり間違ったりするのも気をつけましょう。

メールを送るタイミングは依頼内容に応じ、時間の余裕を見て早めに送ります。

＜例文＞ 打ち合わせの依頼メールの場合 いつ・どこで・誰と・なにをテーマに打ち合わせるのか以下のように箇条書きにし、明確に伝わるようにしましょう。

・日程／時間（候補があれば複数記載）

・場所

・参加メンバー

・会議アジェンダ（議題を伝える）

お礼のメールで好印象に！

ポイント！ 感謝の気持ちは自分の言葉で素直に伝えることが大切。

たとえ定型文でもあなたのお話はとても勉強になりましたなど、具体的な一文をつけ加え、より感謝の気持ちを表現できます。

NG！他の用件に便乗して、付け足すのは、かえってマイナス。

感謝の気持ちをしっかりと伝えたいなら、お礼のみのメールを遅くとも翌日には送ります。

例文 ■会食に招かれたとき

昨晩は、食事の席にお招きいただき誠にありがとうございました。

美味しい食事とともに、△△様をはじめ○○部の皆様と

貴重なお時間を過ごせたことに心からお礼申し上げます。

また、△△様には□□（仕事）についてのお考えも伺うことができ、

弊社にとっても大変勉強になりました。

△△様の業務のお役に立てるよう全力で取り組む所存です。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

お詫びメールで信頼関係強化！

ポイント！ビジネスメールの中でもっとも難しい、詫び状。

冒頭できちんと謝り、そのうえで、何に対して謝っているか具体的に述べる。

ただ申し訳ございませんと謝るだけで謝罪内容が漠然とすると誤解が生じ、相手も困惑します。

今後の対策を触れ書き添えれば、相手に安心感を与えられるでしょう。

NG！言い訳がましくならないよう、事情説明は簡潔に。

また誤字、脱字があれば余計に信用を失ってしまうので要注意。

メールを送るタイミングは早いに越したことありませんが、口頭で謝罪した後相手の出方を見てメールを送るかどうかを決めたほうがいいでしょう。

なぜなら、口頭で謝罪しただけで相手が十分に納得したようであれば、そこからさらにメールを送ると、くどい印象を与えるからです。

例文■トラブルへの謝罪メール

今回発生いたしました○○の件について、

多大なるご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。

再発防止のため、今後は以下のように対策いたします。

＜今後の対策＞

・○○○

・○○○

・○○○

今後このようなことがないよう、十分留意してまいります。

このたびの件につきまして、重ねてお詫び申し上げます。

このように相手を気づかいながら不快感を与えることなく、スマートにメールの内容をつくっていきましょう。