仕事上手の人のデスク整理。

デスクの上、整理されていますか？

何か新しい作業をしようとするたびに、膨大な書類の山を捜索する姿はとっても見苦しいですし、自分が会社を休むときに他の人に仕事を頼もうにも、どこに何があるのかを把握できません。

重要なメモやUSBメモリを紛失したりして、冷や汗をかくことも。

作業スペースが狭くなると集中力も削がれます。

いちいち崩れてくる書類の山にイライラしたり、うっかりこぼしたコーヒーがデスクの上に散乱し広がって大惨事になったり。

片付けられないあなたのため、仕事環境を劇的改善するデスク整理術をご紹介。

ほんの1時間でキレイサッパリしますから、まずはお試しください。

１．デスクまわりが散らかる一番の理由は書類です。

案件ごとに、あるいは顧客ごとにファイルを分けてスクラップしてこんな面倒な作業、今日からもう止めて、紙にプリントアウトした書類はすべて今日このときをもって捨てましょう。

大丈夫、オフィスにパソコンが完全に普及した現在、書類はそのほとんどがデータとして、パソコンの中に残ってます。

プリントアウトした資料は、会議や打ち合わせの用が済めば、すぐに破棄して何の差支えありません。

またその資料が必要になれば新しくプリントアウトしなおせば良いだけ。

大体いつか使うかも？と保存した資料が、書類の山に埋もれて発見できない状態は本末転倒。

２．自分が元データを持っていない資料を捨てて構いません。

元データを持っている人に、メールでデータを共有してもらえますか？と頼めば良いだけ。

しかも、メールアプリは資料・書類の管理にとても便利。

送信者・受信者やメール本文で、あとから必要資料をカンタンに一括検索することができますし、メールの日付がそのまま時系列でのソートになります。

自分が持っている資料も、自分自身にメールすることで管理できます。

自然に一定のルールでデータベース化されます。

クラウドサービスを活用するのも一つの手段です。

ファイル整理が簡単にできますし、限られたメンバーだけで共有するなどの機能も。

３．手書きの資料やアイデアスケッチなど、元データのない資料も、紙で保管せずスキャンするかスマートフォンのカメラアプリなどで撮影してデータ保存。

あの資料は紙で持っていたかな？それともデータで持っていたかな？と混乱しないよう、例外なくデータで保管するように心がけます。

データで管理すると決めたらとことんデータで管理する、それがこの整理術のポイントです。

余談になりますが、打ち合わせの際に使用するプリントアウトされた資料に手書きメモをとり、打ち合わせ終了後にスキャン・撮影してメンバーに共有することを習慣化できると、議事録代わりに感謝されるでしょう。

わかりやすいメモを取ろうと心がけるきっかけにもなります。

４．ペンやメモ帳といった文具類も使用頻度の低いものはまとめて捨てましょう。

ペンは黒と赤が1色ずつあれば困りません。

ペン立ていっぱいにボールペンを押し込む方もいますが、使うのはそのうち1本か2本程度のはず。

その1本か2本を探してガサゴソするのは不毛。

使用頻度の低い文房具（たとえばホチキスやノリやハサミなど）は、社内共用のものをその都度取り出すだけで充分。

1ヵ月に1度も使わないマイ文具はデスク整理の妨げ。

５．１～４の整理術を実行に移したら、残りの必要なものといえばパソコン、ほんのちょっとの文具、ティッシュ、電話、携帯電話、マグカップくらいでしょう。

これらのスタメンアイテムは、机の上での定位置を決めておきましょう。

置き場所のルールが定まると、デスク周辺を混雑させる余分な物が入り込む余地がなくなります。

仮に、集めたフィギュアをどうしても飾りたい！という方でも、ここからここまでに収まる範囲内にしか置かないと決め、その範囲からは絶対にはみ出させない意志が重要。

人間の性質上、作業に没頭するときは利き腕のある右側（右利きの場合）、作業を離れ何かを考えたり思い出したりする場合は利き腕と反対の左側に意識が集中するそうです。

パソコンをデスクの中心に据えて、右側にはペン立てやメモ帳を、左側に電話やティッシュ、ドリンクを置くと良いかもしれません。

６．デスク周辺で遭難しがちなToDoリストとメモは、常に目の届く置き場所に固定しましょう。

特にメモは、席を外している間に同僚が残していくものもあります。

第三者が見てもここだとはっきり認識できる位置を確保しておくことが、無駄なミスを回避するコツ。

具体的にはパソコンのモニター周辺部、あるいはデスクの間仕切りといった、目線の高くなる位置が理想的。

デスク上面だと作業スペースを専有してしまいますし、手帳や机の中ではなかなか目に付く機会がありません。

スペースが許すなら専用のコルクボードやホワイトボードなどを用意しておき、ToDoリストやメモなどの看板をつけておくとベターです。

７．引き出しの中は使わないようにします。

意外かもしれませんが、空の引き出しには重要な役割があるからです。 離席する際などにデスク上に出ている書類を片づけたり、上司に提出するなどの事情からすぐにデータ化することができない書類を収納したりするなど、一時的な書類保管場所として活用します。

整理術1を実行するとき、どうしても紙で保管しなければならない書類があってつまずいてしまった場合には、引き出しの中を使ってください。

ただし、必ず守ってほしいのが、引き出しを空にする日を決めてその日までに書類を無くす。

これを守れないと、一時保管のつもりがいつの間にかという悲劇に見舞われてしまいます。

机の上には携帯や文具など、必要最小限の物を置いておきましょう。

資料はなるべくデータ化して、紙として置いておくのは避けて、気持ちいいデスク周りで仕事しましょう。