部長に説得力のあるウマイ文章だとうならせる裏ワザ
私たちビジネスマンは日々のメールや報告書など、文章を書くことは避けられません。
文章を書くのは苦手なのに、説得力のある企画書が書けたら、どんなにいいか！との思いを抱えている方も多いはず。
大丈夫！ウマイ文章を書くコツがあるのです。
部長からも評価が上がって、仕事が進めやすくなるかも。
１．文章の冒頭で、結論を言いきりまいましょう。
前置きが長い。で、結論は何なの？上司から、こんな注意を受けたことはありませんか。
丹精込めて仕上げたのに、と嘆く気持ちもわかりますが、読んでもらえる文章づくりに欠かせないのは、読み手の気持ちに立って書くこと。
それができていない文章は、何度書き直してもやり直しを食らいます。
課長や部長などともなると、一日に膨大な量のメールや報告を読んでいるはず。
あなたがどんなに心を込めて文章を書いたとしても、彼らはそれを最初から最後まで丹念に読み込んでくれるとは限りません。
そこで、見出しに結論を書き、導くに至る理由や手段を、続く文章で説明。
言いたいことを初めに伝え、相手は報告の主旨を理解した状態で、その後の文章を読み進められます。
結論は端的に。交渉は粘り強く。
文章で相手を説得したいなら、最初に結論というゴールを設定。
２．それでは、次回の打ち合わせのテーマは次年度予算について。打ち合わせのゴールは予算の金額の大枠を決定すること。1月15日の13：00から、本社A会議室で開催します。参加者は田中部長、鈴木課長、佐藤係長、藤田さん、山口の５名です。当日までに必ず、各自の予算ドラフトを作成しておいてください。
ダラダラと書かれた会議の案内文、読んでウンザリしませんか。
たくさんの情報を一気に伝える場面で有効なのが箇条書き。
箇条書きに直すと、
会議の開催要項
・日時 1月15日13：00～14：00
・場所 本社A会議室
・議題 次年度予算の大枠の決定
・参加者 田中部長
・鈴木課長
・佐藤係長
・藤田さん
・山口
・依頼事項 各自の予算ドラフトを作成の上、当日持参してください。
文章で読むより見やすくなったのではないでしょうか。
箇条書きのメリットも箇条書きで挙げてみましょう
・情報が一覧できて読みやすい。
・重要なことが強調される。
・優先順位が整理される。
・自然と一文二義までの短く読みやすい文章が多くなる。
箇条書きを使い、埋もれわからなくなった要点を、掘り起こしましょう。
読み手の反応
1. 箇条書き部分さえ読めば大体のことが理解できそうだ。
2. 飛ばし読みでサラッと読める。
3. その分、要点についてじっくり考える時間ができる。
4. この仕事の重要なところがわかってる、よし、給料アップだ！
３．結論を最初に書いて、情報の多い箇所は箇条書きにして、さあこれで報告書完成！と提出する前に、その報告書、本当にそのまま出して大丈夫？
集中力が高まってノリにノッてる自分の文章、しっかり書いているつもりでも往々にしてヌケやモレがあるもの。
そこで「5W1H」を使ったセルフチェック。
5W1Hとは、
・いつ（when）
・どこで（where）
・なぜ（why）
・誰が（who）
・何を（what）
・どのように（how） の略です。
ただ、これらを全て網羅するのは簡単ではありません。
企画書の場合、いつ企画を実行するのかが明確でなかったり、企画内容は決まっていてもどのように進めるかはまだハッキリ打ち出せなかったり、すぐに答えが出せない問題があるはず。
ですが、頭を振り絞り、周りの協力を得て、全力で5W1Hを埋めていきます。
そうやって脳に汗をかいて考えている過程こそが説得力のあるウマイ文章を生み出す土台になりこの壁を乗り越えた先、あなたの企画書は強い根拠をもって上司の心に突き刺さるでしょう。
この過程を経ずにつくった安易な企画書を提出してもやり直し！と突っ返されてしまうのが関の山。
上司と自分の貴重な時間を無駄にすることになります。
それなら初めからパフォーマンスを出したほうがいいと思いませんか？
４．企画書や報告書の類って、1ページあたりの密度が薄くて、10Pのものが多いですが、読み手は全部を読みません。
その件は5ページ目に書いておりまして、その理由はつぎのページを！なんて言われた日にはウンザリです。
ページ数が多いのは要点をまとめきれていない文書だということ。
説得力や読みやすさ以前に、言いたいことを全部突っ込もうとして相手に負担や無駄を強いる、思いやりのない自分勝手な文書。
A4用紙1枚なら、あなたの言いたいことがひと目で見渡せます。
このA4にすべてを詰め込んで、収まらなければ不要な部分を削ります。
これ以上、どこを削ればいいのか？と感じることもあると思います。
しかし、文書のメインテーマと徹底的に向き合うことで、必ず削る余地は見えてくるはずです。
こうして上司も納得をしてくれる報告書を作って自分の株を上げていきましょう!
