未経験から一般事務になるにはどんなスキルが必要？

この記事では、一般事務の採用で企業が求める人物像とそれに合わせた自身のアピール方法、事前準備を紹介していきます。

一般事務の求人の多くには「未経験OK」「未経験者歓迎」という文字を目にしますが、実際に応募をしてみると、即戦力となれる実務経験者が優先して採用されることも少なくありません。

特に正社員採用の場合はその傾向が強いようです。

未経験から一般事務への転職を成功させるための最大のポイントは、企業がどのような人を求めているかを知り、実務経験以上の魅力をしっかりと伝えることです。

実務経験の壁を突破できるようになりましょう。

未経験から一般事務にチャレンジするときに最も大切なのは、企業が一般事務という仕事にどんな人を求めているかを知っておくことです。

スキルは数ヵ月の経験を積めば、自然と身に付いていくもの。ですから企業は実務経験以上に、自分の会社の一般事務という仕事にその人がうまくなじんで、長く活躍してくれるかどうかをチェックしています。

 幅広い業務への対応を苦にしない人になる。

幅広い業務への対応力 一般事務という言葉はとても広い意味を持つ言葉で、データ入力やファイリングから経理や総務の仕事、受付け業務まで、幅広くこなさねばならない場合も少なくありません。

１つの仕事だけをデスクに座って黙々とする仕事ではないことを覚えておきましょう。そこで、大切になるのが、経験がない業務にも対応しようとする姿勢や吸収力、フットワークの軽さや柔軟性です。

資格取得のために自分で積極的に学んだエピソードや、新しいキャンペーンやプロジェクトに参加し、成長した経験は、未経験の仕事にも前向きに取り組めることの格好のアピールポイントになります。また、販売業、飲食業で接客、在庫管理、売上管理などの幅広い仕事をしていた場合は、積極的に伝えていくことで、プラスアルファの評価が得られる可能性が高いでしょう。

仕事を頼みやすい・他人の気持ちを汲み取れる人 依頼のしやすさ、気持ちの理解 一般事務の主な仕事は、書類作成や電話応対などの業務を通じて他の社員のサポートをするものです。そのため、他の社員からの指示や依頼を受けて仕事が発生するのが一般的。

そこで企業が求めるのは、仕事を頼みやすい人、他人の気持ちを汲み取って、笑顔で仕事をしてくれる人です。また、一般事務の仕事に就くと、一日中、社内で働くことになります。

「その人がいるだけで社内の雰囲気がよくなる」など、ムードメーカーの役割を担える人は歓迎されるでしょう。 このポイントについては、販売業、飲食業での接客業務の経験がそのまま強みになります。

笑顔で人に接すること、相手の気持ちを先読みして行動することの大切さを身をもって知っているからです。もし、販売業、飲食業での勤務経験があるなら、その仕事で大切にしていたことを振り返り、まとめておくといいでしょう。

他の業界、職種で働いていた人は、お客様や他の社員と連携して行った仕事の内容や工夫したポイントを伝えられると高い評価を得られるはずです。

単調な業務・繰り返し業務が苦にならない人 ルーティーンワーク 企業が社員を採用するときの重要な評価基準に、その人が自社で長く活躍してくれるかというものがあります。つまり、すぐに辞めないかという点です。

一般事務は他の社員のサポート役であり、仕事内容には書類の作成、ファイリング、データ入力など、決められたルールに従って繰り返し行うものが主体となります。決して目立つものではありませんが極めて重要な業務です。

企業は、ルーティンワークを苦にせず、決められた仕事を正確にこなすことが得意な人を採用しようとするのです。

細かい作業が苦手だったり、わかりやすい評価を求める人は、「すぐに辞めてしまうのでは？」という懸念を持たれてしまう可能性があるので注意しましょう。 また、この点は性格的なものなので、誰でも簡単にアピールすることができます。

前職や現職で自分1人で仕事を成功させ、多くの人から評価を得られたというエピソードがなかったとしても、他の社員のサポート役として業務を成功させ、それにやりがいや喜びを感じた経験をアピールすれば効果的でしょう。

ここまで紹介してきた内容を頭において転職活動ができれば、未経験でも一般事務になれる可能性はグンと高くなります。とはいえ、求人情報の応募条件に記載されているような最低限のスキルは確実に身に付けておかないと大きな不利になります。

一般事務の場合、最低限のスキルとして挙げられるのが「ビジネスマナー」と「PCスキル」です。 ビジネスマナーとPCスキルを自分で習得しようと思ったときにおすすめなのが、資格取得に向けて勉強をしてみること。

体系的に基礎から学べるうえ、資格が取得できれば応募書類の資格欄などに記入することでスキルの証明ができます。また、インターネット上で学習できるオンライン講座サービスもあるので利用してみてもいいでしょう。

一般事務に必要なスキルを身に付けるためのおすすめ資格

ビジネス実務マナー検定 社会人として必要とされる一般的なビジネスマナーの有無を認定する資格です。1級～3級までのレベルがあり、最低限のビジネスマナーを身に付けたいなら、3級の勉強をしてみましょう。

秘書検定 他の社員のサポート役としていかに行動すべきかを学べる資格です。

表情や話し方、態度など、他人に与える印象をよくするための方法論を学ぶことができるため、一般事務を希望している方が取得するには最適の資格といえます。

マイクロソフトオフィス スペシャリスト（MOS） Excel（エクセル）、Word（ワード）、PowerPoint（パワーポイント）といった、一般事務の仕事で必ず使用するPCソフトのスキルを認定する資格です。

指定教材を購入して自宅で勉強するだけでも、一般事務に必要なPCスキルを確実に身に付けることができます。

これを念頭に置いておくとぐんと一般事務の仕事に近づいていけます！

ぜひ、これで思い描いていた就職活動の成功を成就させましょう！