ビジネスメールの書き方

「普段からスマホを使ってるし、仕事のメールも楽勝」なんて思っていませんか？実は仕事のメールにはいくつかの基本ルールがあって、そのルールを守らないと「なんて失礼なヤツ！」「メールの意味がわかんないんだけど？」なんて思われます。

実務が未経験だったりすると、入社後、最初のメールで失敗しちゃう人が結構多いんです。

そこで、ビジネスメールを送るときの基本ルールを紹介します。

意外に知らないメール用語の解説もしているのでチェックしてみてください。

ビジネスメールでは件名がとても大切な意味を持っています。

ビジネスパーソンの多くは、件名だけを見て、その重要度や内容を予測し、優先順位を付けてメールをチェックしていくことが多いからです。

件名にはそのメールの用件がひと目でわかるような言葉を書くのがルールと覚えておきましょう。

メールの本文の最初には必ず宛名を書きます。

いきなり用件から入ってはいけません。

社外の人にメールをするときには「会社名」「部署名」「名前」という順番で書くのが基本。

相手が役職者なら「役職」を部署名の後ろに書きます。

もちろん、名前の後ろには「様」と付けましょう。

部署名などの切りのいいところで改行をするのもポイントです。

社内の人にメールをするときは、「会社名」や「部署名」はいりません。

「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的です。

「●●さん」「●●課長」などといった形になります。 社外メールの宛名の例 役職がない場合 株式会社貿易 第1営業部 ●●●●様 役職がある場合 株式会社貿易 第1営業部 課長 ●●●●様 社内メールの宛名の例 役職がない場合 ●●さん 役職がある場合 ●●課長

宛名の次には、始めの挨拶文を書きます。挨拶文にはみんなが使うごくごく一般的な定型文があり、いちいち考える必要はありません。

メールの相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」と始めて「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗れば基本OK。

社内の人には「お疲れ様です」と始めて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書くのが普通です。

自分の名前はフルネームでも姓のみでもかまいません。

アレンジが必要になるのは初めての相手にメールをするときと、しばらく連絡を取っていなかった相手にメールをするときくらいでしょう。

初めてのメールの場合は「初めてメールをさせていただきます」「初めてご連絡をさせていただきます」なとど書きます。

久しぶりに連絡を取る場合は「大変ご無沙汰しております」という挨拶を使うのが基本です。

社外メールの始めの挨拶の例

通常 いつもお世話になっております。

株式会社商事の●●●●です。 初めての相手にメールをするとき 初めてメールをさせていただきます。

株式会社商事の●●●●と申します。

しばらく連絡を取っていなかった相手にメールするとき 大変ご無沙汰しております。

株式会社商事の●●●●です。

社内メールの始めの挨拶の例 通常 お疲れ様です。

第1営業部の●●●●です。

メールの用件はとにかく短く、簡潔にまとめることが大切です。

ダラダラと書くのではなく、伝えるべき内容だけを整理して、相手がひと目で理解できるように書いていきましょう。

用件のポイントを最初に書いて、そのあとに詳細や補足事項を書いていくと読みやすいメールになります。また、適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意してください。

用件の書き方の例 読みやすい用件の書き方

先日、お問い合わせをいただきました、弊社新製品「MYCARI」について回答いたします。

「MYCARI」の販売開始及び、サービス開始スケジュールは以下を予定しております。

・販売開始：●年●月●日 ・サービス開始：●年●月●日 「MYCARI」の詳細資料もあわせて、添付ファイルにて送付させていただきます。

よろしくご査収ください。

用件を書き終えたら、締めの挨拶文を書きます。

通常は「何卒よろしくお願いいたします」でいいでしょう。

そのほか、確認や検討を依頼するときは、「ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします」「ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします」などといった形にアレンジします。

「署名」「シグネチャー」とは、メールの末尾に記載する、自分の会社名や氏名、連絡先のことです。通常は、「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が記載されています。会社のWebサイトのURLを記載するケースも多いでしょう。

ほとんどのメールソフトには、一度設定しておけばクリックするだけで署名を入力できる機能が付いています。

署名の形式や内容は、会社によって決まっていることが多いので、同僚の署名をまねて設定しておくのがおすすめです。

知っておきたいメールについての用語と使い方 続いては、オフィスワークや事務の仕事をしているとよく出くわすメール用語について紹介していきます。

上司や同僚、取引先の人にいわれたときに、「？？？」とならないようにぜひチェックしておきましょう。

メール用語

メールは「宛先（TO）」に指定した人以外の複数の人にも、同時に送ることが可能です。

このときに使うのが「CC」「BCC」という機能。

CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。

メール作成画面にあるCC、BCCの欄にメールアドレスを入力することで、宛先に指定した人以外にもそのメールのコピーを送ることができます。

CCとBCCの違いは、他のメール受信者にメールアドレスが通知されるかどうかです。

CCに入力されたメールアドレスは他の受信者に通知されますが、BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者には通知されません。

CC、BCCには、「メインの宛先ではないが、メールの用件を参考までに知っておいてほしい人」を指定するのが通常で、オフィスワークや事務職をしていると、上司や関係者をCCに指定してメールをすることが頻繁にあります。

添付ファイルってナニ？

メールには書類や画像のファイルなどを付けて送ることができます。ファイルをメールに付けることを「添付」といい、添付されたファイルを「添付ファイル」と呼びます。

オフィスワークや事務職をしていると、ファイルをメールに添付してやり取りすることがよくあります。

上司や同僚、取引先の人などから、「見積書、添付ファイルで送ったから」「請求書は添付で送って」などといわれたときに戸惑わないように覚えておきましょう。 また、ファイルをメールに添付する際には、そのファイルの容量が大きすぎると、相手のメールボックスがいっぱいになってそれ以上のメールを受信できなくなったりすることがありますので3MB程度が上限と思ってましょう。

最後に誤字、脱字がないかチェックしましょう。

普段の生活で使用しているメールとビジネスメールは全くの別物なので注意して作成しましょう。